Comece por uma pré-seleção de algumas empresas, que devem ser consultadas para garantir um orçamento mais adequado para a sua mudança. Cada uma dessas empresas deverá enviar um técnico à sede atual para avaliar o espaço e fazer um estudo detalhado do local: o que há para desmontar, quanto supõe em volume o traslado, quantos funcionários serão necessários para fazer o inventário e embalar todos os móveis e demais pertences, entre outros detalhes. Evidentemente, considerando a urgência de cada cliente.
A empresa de transportes deve garantir que todas as etapas do planejamento prévio sejam respeitadas, principalmente os tempos previstos para embalagem, carregamento, transporte, descarga e montagem. Não se esqueça de exigir que todos esses detalhes estejam contemplados no contrato.
Sua empresa, entretanto, deve se responsabilizar por todas as questões administrativas, tais como horários permitidos para a mudança em origem e destino e, caso necessário, autorização para a mesma.
O calendário para a mudança deve ser definido em comum acordo entre a empresa de transporte e o cliente, escolhendo faixas horárias que não interferem no funcionamento do estabelecimento, ou ao menos gerem o menor impacto possível. Verifique que todos os serviços oferecidos estão especificados no orçamento, para não ser surpreeendido com taxações posteriores.
Outro ponto fundamental para garantir uma rápida embalagem e etiquetagem dos pertences é assegurar que todo o processo seja acompanhado por montadores e eletricistas experientes.
Antes de começar a mudança, é preciso fazer um plano detalhado da nova sede, para indicar onde irá cada coisa. Isso agilizará a atuação da empresa do transporte e evitará que você fique insatisfeito com os resultados. É preciso medir e certificar que todos os móveis cabem no novo espaço. Assim, você saberá exatamente o que deve levar, evitando pagar pelo transporte de um móvel que não entrará na nova sede.
No momento deste estudo da nova sede é que será determinar se algum móvel deverá ser içado. Em caso de dúvidas, não deixe de consultar a empresa contratada, solicitando uma inspeção no novo imóvel. Os custos dos serviços de içamento normalmente nunca estão nos orçamentos “padrão”.
Chegando ao destino, você deverá conferir todos os bens seguindo o inventário feito para a mudança. Sempre é aconselhável documentar em fotos o estado dos móveis antes do transporte, para agilizar processos de ressarcimento em caso de danos.
- Decida quem são os trabalhadores que estarão envolvidos no processo da mudança. Um método que funciona bem é que cada trabalhador seja responsável por encaixotar seu pertences e deixar tudo preparado na véspera do traslado. Dessa forma, o trabalho é divido, não há sobrecarga e ninguém precisa dedicar muitas horas para preparar a mudança. Cada trabalhador deve etiquetar bem sua respectiva caixa, para localizá-la no destino final.
- Igualmente importante, principalmente se a empresa é de médio ou grande porte, é identificar móveis e caixas de cada departamento por cores distintas: azul para diretoria, verde para recepção, vermelho para vendas, e assim sucessivamente. Para otimizar o processo, eleja um responsável por cada departamento, que deverá controlar e verificar que todo o processo transcorre como o devido e que não faltam nem caixas nem móveis.
- Para não perder tempo com a retomada das atividades no novo endereço, garanta que tudo esteja pronto no referente a instalações elétricas, tomadas, pontos de internet, telefones, etc. Se a instalação já estiver preparada antes da chegada dos móveis, será somente organizar o recinto e limpá-lo para voltar a trabalhar.
Foto: por Phillie Casablanca (Flickr)